Waarom bestaat de 10-jarige bewaarplicht?

Voor de meeste administratieve gegevens geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Toch zijn er uitzonderingen. Vooral bij onroerend goed, zoals bedrijfspanden, geldt een termijn van 10 jaar. De Belastingdienst wil hiermee onder andere btw-terugvorderingen kunnen controleren.

Voor wie geldt deze regel?

De 10-jarige bewaartermijn geldt voor:

• Zzp’ers
• Eenmanszaken
• Vof’s
• Bv’s en andere mkb-vormen

Het maakt dus niet uit hoe groot je bedrijf is. Als je btw terugvraagt op een investering in vastgoed, ben je verplicht die gegevens 10 jaar te bewaren.

Welke administratie moet je 10 jaar bewaren?

De regel is van toepassing op gegevens over onroerende zaken. Denk hierbij aan:

• Aankoopfacturen van bedrijfspanden
• Verbouwingen of verbeteringen aan onroerend goed
• Contracten en leveringsakten
• Btw-aangiftes die betrekking hebben op vastgoed
• Correspondentie over het gebruik of de verkoop van het pand

Het gaat dus niet om alle administratie, maar specifiek om documenten die te maken hebben met vastgoed en btw.

Wat als je digitaal werkt?

Werk je met digitale systemen? Dan mag je alles digitaal bewaren, zolang het volledig, juist en controleerbaar blijft. Let hierbij op:

• Zorg voor een goede back-up
• Bewaar originele facturen, e-mails en documenten zonder aanpassingen
• Gebruik bij voorkeur pdf-bestanden of boekhoudsoftware die exportmogelijkheden biedt

Fysieke administratie mag je ook digitaliseren. Zolang je kopieën exact overeenkomen met het origineel, voldoen ze aan de eisen.

Wat gebeurt er als je het niet bewaart?

Het niet naleven van de bewaarplicht kan leiden tot:

• Belastingcorrecties
• Boetes van de Belastingdienst
• Problemen bij een eventuele verkoop of controle

Zorg er dus voor dat je deze documenten veilig opslaat, digitaal of fysiek.