Wat valt er onder administratie voor een ZZP’er?
De administratie van een ZZP’er omvat alles wat te maken heeft met je inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden. Volgens de Belastingdienst moet je als ondernemer kunnen aantonen hoe je aan je cijfers komt. Dit betekent dat je een overzichtelijke administratie moet bijhouden waarin alle zakelijke handelingen zijn vastgelegd.
Voorbeelden van wat onder administratie valt:
- Inkoopfacturen en bonnetjes
- Verkoopfacturen
- Bankafschriften (ook van zakelijke rekeningen)
- Kilometerregistraties (bij gebruik van een privéauto voor zakelijke ritten)
- Urenregistratie (voor de zelfstandigenaftrek)
- Contracten, offertes en correspondentie
Waarom moet een ZZP’er administratie bijhouden?
De voornaamste reden is fiscale controle. De Belastingdienst moet kunnen controleren of jij de juiste belasting betaalt. Daarnaast geeft een goede administratie jou als ondernemer overzicht: hoe sta je er financieel voor? Waar kun je op besparen? Moet je reserveren voor belastingen of investeren?
Een gestructureerde administratie:
- Zorgt dat je geen aftrekposten mist
- Helpt je bij het maken van strategische beslissingen
- Zorgt voor rust en overzicht
Hoe lang moet je administratie bewaren?
De wettelijke bewaartermijn is 7 jaar. Voor onroerend goed zelfs 10 jaar. Dit betekent dat je alle relevante documenten, digitaal of op papier, zolang moet bewaren. Het is dus slim om direct alles digitaal op te slaan en goed te back-uppen.
Wat zijn de minimale eisen van de Belastingdienst?
De Belastingdienst stelt dat de administratie compleet, juist en controleerbaar moet zijn. Dat betekent concreet:
- Je moet je inkomsten en uitgaven kunnen onderbouwen
- Facturen moeten voldoen aan de wettelijke eisen
- Je moet je urenregistratie kunnen laten zien als je gebruikmaakt van fiscale voordelen
Wat moet je precies bijhouden?
1. Inkoop- en verkoopfacturen
Zorg dat je alle inkomende en uitgaande facturen bewaart. Let erop dat je verkoopfacturen voldoen aan de wettelijke eisen: factuurnummer, datum, jouw gegevens, btw-nummer, KVK-nummer, omschrijving en btw-bedrag.
2. Banktransacties en kasboek
Gebruik je een zakelijke bankrekening? Dan moet je ook je bankafschriften bewaren. Heb je contante betalingen? Houd dan een kasboek bij waarin je precies noteert welke bedragen je ontvangt en uitgeeft.
3. Bonnetjes en uitgaven
Alle zakelijke kosten mag je aftrekken, mits je deze kunt aantonen. Bewaar dus bonnetjes van kantoorartikelen, software, zakelijke diners, reiskosten, etc.
4. Urenregistratie
Als je gebruik wilt maken van de zelfstandigenaftrek, moet je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden. Houd daarom een nauwkeurige urenregistratie bij.
5. Kilometerregistratie
Gebruik je een privéauto zakelijk? Dan kun je zakelijke kilometers aftrekken. Je moet dan wel precies bijhouden wanneer je welke rit maakte, met start- en eindkilometerstand en het doel van de rit.
6. Correspondentie en contracten
Bewaar offertes, overeenkomsten met klanten of leveranciers, en belangrijke e-mails of brieven. Dit kan bij discussies of controles van pas komen.
7. Voorraadadministratie (indien van toepassing)
Verkoop je producten? Dan moet je ook een voorraadadministratie bijhouden. Dit betekent dat je noteert wat je inkoopt, verkoopt en op voorraad hebt.
Zelf doen of uitbesteden?
In het begin willen veel ZZP’ers alles zelf doen. Dat is begrijpelijk en kan kosten besparen. Toch is het slim om op tijd hulp in te schakelen. Lees hier de uitgebreide blog over boekhouding zelf doen of uitbesteden.
Voordelen van zelf doen
- Inzicht in je financiën
- Goedkoper
Nadelen
- Kans op fouten
- Tijdrovend
- Je mist misschien aftrekposten
Voordelen van uitbesteden
- Zekerheid dat je administratie klopt
- Je bespaart tijd
- Advies op maat mogelijk
Veel ondernemers kiezen voor een combinatie: ze doen de dagelijkse administratie zelf, maar laten de btw-aangifte of jaarrekening door een specialist doen.
Welke fouten maken startende ZZP’ers vaak?
Veel startende ondernemers gaan in het begin de mist in met hun administratie. Enkele veelvoorkomende fouten:
- Geen aparte zakelijke rekening openen
- Bonnetjes vergeten te bewaren
- Geen urenregistratie bijhouden
- Verkeerde btw-tarieven gebruiken
- Te laat zijn met aangiften
Door vanaf het begin goed georganiseerd te werken, voorkom je problemen en stress.
Belastingaangiften: wat komt erbij kijken?
Als ZZP’er krijg je te maken met verschillende soorten aangiften:
BTW-aangifte
Afhankelijk van je situatie doe je dit per maand, kwartaal of jaar. Je geeft hierbij je omzet, btw over verkopen en inkopen op.
Inkomstenbelasting
Aan het einde van het jaar geef je je totale inkomsten en aftrekposten op. Denk aan de zelfstandigenaftrek, MKB-winstvrijstelling en investeringsaftrek.
Een goede administratie zorgt dat je deze aangiften eenvoudig en correct kunt doen.
Tips om je administratie goed bij te houden
- Werk wekelijks je administratie bij
- Gebruik een vast mappen- of tagsysteem
- Digitaliseer alles en maak back-ups
- Zorg voor een aparte zakelijke rekening
- Plan vaste momenten in je agenda voor administratie
