Wat is een inkoopfactuur precies?
Een inkoopfactuur is een factuur die je ontvangt voor producten of diensten die je als ondernemer koopt. Het is een belangrijk document voor je administratie én je belastingaangifte.
Wat staat er op een inkoopfactuur?
Een inkoopfactuur bevat altijd enkele vaste gegevens. Hiermee weet je precies wat je hebt gekocht en van wie. Een inkoopfactuur bevat doorgaans:
- De naam en het adres van de leverancier
- Het btw-nummer van de leverancier
- Het KvK-nummer van de leverancier
- De factuurdatum
- Een uniek factuurnummer
- Een omschrijving van het geleverde product of de dienst
- Het totaalbedrag exclusief en inclusief btw
- Het btw-tarief dat is toegepast
Met deze gegevens weet je wat je hebt ingekocht, wat je moet betalen én wat je mag terugvragen aan btw.
Wanneer ontvang je een inkoopfactuur?
Je ontvangt een inkoopfactuur als je iets zakelijks koopt. Dat kan gaan om:
- Goederen (bijvoorbeeld kantoorartikelen of machines)
- Diensten (zoals marketingadvies, software of schoonmaakdiensten)
Een inkoopfactuur ontvang je meestal per e-mail, soms per post of in een klantportaal. Het moment van ontvangst is belangrijk voor je boekhouding.
Waarom is een inkoopfactuur belangrijk?
Een inkoopfactuur is essentieel voor je financiële administratie. Er zijn drie belangrijke redenen:
1. Voor je btw-aangifte
Als je btw-plichtig bent, mag je de betaalde btw op inkoopfacturen terugvragen. Zonder een geldige inkoopfactuur mag je dit niet doen.
2. Voor je winstberekening
Inkoopfacturen laten zien welke kosten je hebt gemaakt. Deze kosten verlagen je winst en dus ook de belasting die je betaalt.
3. Voor controle door de Belastingdienst
De Belastingdienst kan je administratie controleren. Dan moet je kunnen aantonen wat je hebt ingekocht en wanneer.
Wat is het verschil tussen een inkoopfactuur en een verkoopfactuur?
Een inkoopfactuur ontvang je van een leverancier. Een verkoopfactuur verstuur je zelf naar je klanten.
Kort gezegd:
- Inkoopfactuur → ontvang je, hoort bij je kosten
- Verkoopfactuur → verstuur je, hoort bij je omzet
Beide soorten facturen horen in je administratie.
Hoe verwerk je een inkoopfactuur?
Een inkoopfactuur verwerk je in je boekhouding. Dat kan handmatig of automatisch via boekhoudsoftware. De stappen:
- Ontvangen van de factuur
- Controleren of de factuur klopt
- Inboeken als kostenpost
- Betalen van de factuur
- Bewaren van de factuur (minimaal 7 jaar verplicht)
Veel ondernemers scannen of uploaden hun inkoopfacturen digitaal. Zo is alles netjes opgeslagen.
Hoe lang moet je een inkoopfactuur bewaren?
Volgens de wet moet je inkoopfacturen minimaal 7 jaar bewaren. Voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, geldt zelfs een bewaarplicht van 10 jaar. Het is slim om alles digitaal én goed geordend te bewaren. Dat voorkomt problemen bij controles.
Wanneer is een inkoopfactuur geldig?
Een inkoopfactuur is geldig als deze aan de wettelijke eisen voldoet. Dat betekent dat alle verplichte gegevens op de factuur moeten staan. Belangrijk:
- Juiste gegevens leverancier
- Correcte btw-vermelding
- Kloppend factuurnummer en datum
- Duidelijke omschrijving van de levering
Klopt dit niet, dan kun je de btw niet aftrekken en kan de Belastingdienst je kosten afkeuren.
