Waarom uw administratie digitaliseren?
Een digitale administratie is overzichtelijker, efficiënter en makkelijker te beheren. U hoeft geen papieren bonnetjes meer te bewaren, en alles is altijd toegankelijk. Ook voldoet u sneller aan de eisen van de Belastingdienst.
Voordelen op een rij:
- Minder papierwerk en opslagruimte nodig
- Sneller gegevens terugvinden
- Minder kans op fouten
- Tijdswinst door automatische verwerking
- Eenvoudig delen met uw boekhouder of accountant
Meer lezen over de redenen om uw administratie te digitaliseren? Bekijk dan ‘7 redenen om uw administratie te digitaliseren’. Daar leest u alles over de voordelen die digitalisering met zich meebrengt.
Stap 1: Breng uw huidige administratie in kaart
Voordat u kunt digitaliseren, moet u weten wat u nu heeft. Maak een overzicht van uw huidige administratie:
- Waar bewaart u nu uw facturen en bonnetjes?
- Werkt u met Excel, papier of software?
- Welke documenten moet u bewaren?
- Wat is uw workflow?
Dit geeft inzicht in wat er aangepast moet worden.
Bespaartip: Kijk kritisch naar overbodige handelingen. Misschien kunt u bepaalde stappen in uw administratie helemaal schrappen of automatiseren.
Stap 2: Kies de juiste software
U heeft software nodig die past bij uw onderneming. Voor zzp’ers zijn er eenvoudige boekhoudprogramma’s. Voor het mkb bestaan er uitgebreidere oplossingen.
Waar moet u op letten?
- Is het programma gebruiksvriendelijk?
- Biedt het koppelingen met uw bank?
- Kunt u ermee factureren en btw-aangifte doen?
- Is het geschikt voor uw branche?
Bespaartip: Begin met een gratis proefperiode om te testen welke software bij u past. Veel aanbieders geven 30 dagen gratis toegang.
Stap 3: Digitaliseer uw oude administratie
Digitaliseren betekent ook dat u uw papieren administratie omzet naar digitaal. Dat doet u als volgt:
- Scan oude bonnen en facturen
- Sla ze op in mappen op uw computer of cloudopslag
- Geef duidelijke bestandsnamen
- Zet alles op chronologische volgorde
Tip: Gebruik een scanner met automatische documentinvoer of een scan-app op uw telefoon.
Bespaartip: Gooi niets weg zonder back-up. Bewaar originele documenten nog minimaal 7 jaar, zoals verplicht door de Belastingdienst.
Stap 4: Automatiseer uw processen
Automatisering bespaart enorm veel tijd. Denk aan:
- Automatisch inlezen van bankafschriften
- Automatisch koppelen van facturen aan betalingen
- Herinneringen bij openstaande facturen
Deze functies zitten vaak in uw boekhoudsoftware. Activeer ze om uw administratie vrijwel automatisch te laten verlopen.
Bespaartip: Door minder tijd aan administratie te besteden, kunt u meer uren aan klanten werken. Dit verhoogt uw omzet.
Stap 5: Maak gebruik van scan- en herkenfuncties
Veel softwarepakketten bieden “scan & herken” aan. Dit houdt in dat u een bonnetje scant en het systeem automatisch de gegevens overneemt.
Zo werkt het:
- U maakt een foto of uploadt een pdf
- Het programma leest datum, bedrag en leverancier uit
- Het slaat het document correct op en koppelt het aan de juiste boeking
Bespaartip: U hoeft geen tijd meer te besteden aan handmatig invoeren. Minder fouten = minder correcties = minder kosten.
Stap 6: Richt uw cloudopslag goed in
Gebruik een overzichtelijke structuur voor uw bestanden. Bijvoorbeeld:
- /2025/inkomsten
- /2025/uitgaven
- /2025/btw-aangiftes
Gebruik hiervoor Google Drive, Dropbox of OneDrive. Deel toegang met uw boekhouder.
Bespaartip: Gebruik gratis cloudopslag zolang u ruimte heeft. Let wel op de beveiliging.
Stap 7: Maak back-ups en zorg voor veiligheid
Zorg dat uw gegevens veilig opgeslagen zijn:
- Gebruik sterke wachtwoorden
- Zet tweestapsverificatie aan
- Maak wekelijkse back-ups
Uw administratie bevat privacygevoelige informatie. Een goed beveiligd systeem voorkomt dataverlies en boetes.
Bespaartip: Gebruik gratis back-uptools of automatische synchronisatie met de cloud.
Stap 8: Informeer uw team of partner
Werkt u met een team of samenwerkingspartner? Zorg dat iedereen weet hoe de digitale administratie werkt.
- Geef duidelijke instructies
- Wijs iemand aan die verantwoordelijk is
- Houd elkaar scherp op het naleven van het proces
Bespaartip: Een gestroomlijnd proces voorkomt dubbel werk en misverstanden.
Stap 9: Houd u aan de bewaarplicht
De Belastingdienst verplicht ondernemers om hun administratie 7 jaar te bewaren (10 jaar bij onroerend goed).
Digitale opslag voldoet, mits:
- De documenten goed leesbaar zijn
- Ze binnen redelijke tijd opvraagbaar zijn
- U kunt aantonen dat niets is gewijzigd
Bespaartip: Door alles digitaal op te slaan, voorkomt u opslagkosten voor fysieke archieven.
Stap 10: Evalueer en verbeter jaarlijks
Neem jaarlijks tijd om uw digitale administratie te evalueren:
- Werkt alles nog efficiënt?
- Zijn er nieuwe tools beschikbaar?
- Kunt u nog meer automatiseren?
Zo blijft u up-to-date en voorkomt u dat u terugvalt in oude gewoonten.
Bespaartip: Vraag uw boekhouder of adviseur jaarlijks om mee te kijken. Een paar uur advies kan honderden euro’s aan verbeteringen opleveren.
