Wat is salarisadministratie precies?
Salarisadministratie – ook wel loonadministratie genoemd – is het proces waarbij je alle administratieve verplichtingen rondom het uitbetalen van salaris aan werknemers regelt. Denk hierbij aan het berekenen van bruto- en nettoloon, het inhouden van loonbelasting en sociale premies, het opstellen van loonstroken en het doen van loonaangifte bij de Belastingdienst. Verder horen ook het verstrekken van jaaropgaven aan medewerkers, het registreren van mutaties zoals ziekte of verlof, en het bewaren van loonadministratie voor minimaal zeven jaar tot de salarisadministratie.
Voor zzp’ers zonder personeel speelt dit doorgaans geen rol. Maar zodra je werknemers in dienst neemt of een andere rechtsvorm aanneemt – zoals een BV – is salarisadministratie verplicht. Het correct uitvoeren ervan is niet alleen belangrijk voor je werknemers, maar ook voor de Belastingdienst en eventuele controle van instanties zoals de Inspectie SZW.
Wanneer is salarisadministratie relevant voor zzp’ers en kleine bedrijven?
Veel zzp’ers denken dat salarisadministratie alleen iets is voor grote bedrijven, maar dat is een misvatting. Zodra jij als zelfstandige een werknemer aanneemt – dat kan ook een familielid of parttimer zijn – ben je wettelijk verplicht om salarisadministratie te voeren. Ook als je als ondernemer een BV hebt opgericht en jezelf als directeur in loondienst stelt, is een correcte loonadministratie vereist.
Voor kleine bedrijven is salarisadministratie bijna altijd noodzakelijk. Het maakt daarbij niet uit of je één medewerker hebt of tien. Je moet voldoen aan de regels rondom loonbetalingen, loonaangifte, premies en het opstellen van loonstroken. Doe je dat niet goed, dan riskeer je naheffingen, boetes of zelfs juridische gevolgen.
De belangrijkste onderdelen van salarisadministratie
Een goede salarisadministratie bestaat uit meerdere onderdelen. Allereerst stel je een arbeidsovereenkomst op waarin je afspraken vastlegt over het salaris, de werktijden, vakantiedagen en andere voorwaarden. Vervolgens moet je het brutoloon van je werknemer omrekenen naar het nettoloon, waarbij je rekening houdt met loonheffingen, premies voor werknemersverzekeringen, de zorgverzekeringswet en eventuele pensioenbijdragen.
Elke maand moet je een loonstrook aan je werknemer verstrekken. Hierop staan onder andere het bruto- en nettoloon, de inhoudingen, het aantal gewerkte uren en vakantiedagen. Daarnaast ben je verplicht om periodiek loonaangifte te doen bij de Belastingdienst en de verschuldigde bedragen af te dragen. Aan het einde van het jaar maak je een jaaropgave voor elke werknemer, die hij of zij gebruikt voor de belastingaangifte.
Een goede salarisadministratie vereist dat je alles netjes en op tijd registreert. Dit betekent dat je ook wijzigingen zoals ziekte, verlof, promotie of veranderingen in het aantal werkuren direct moet verwerken. Tot slot geldt er een bewaarplicht van minimaal zeven jaar voor je volledige salarisadministratie.
Veelgestelde vragen over salarisadministratie
Een vraag die we vaak horen van zzp’ers is: “Mag ik mezelf als zelfstandige salaris uitbetalen?” Het antwoord hangt af van je rechtsvorm. Heb je een eenmanszaak? Dan ben je geen werknemer van je eigen bedrijf, en betaal je jezelf geen loon uit zoals in loondienst. Je haalt je inkomen uit de winst van je onderneming. Heb je een BV? Dan ben je verplicht jezelf een gebruikelijk loon uit te keren en moet je dus wél salarisadministratie voeren.
Een andere veelgestelde vraag is: “Kan ik de salarisadministratie zelf doen, of moet ik het uitbesteden?” In principe mag je het zelf doen, mits je voldoet aan alle wettelijke eisen. In de praktijk blijkt echter dat veel ondernemers fouten maken in de berekeningen of deadlines missen. Dat kan leiden tot vervelende boetes. Zeker als je niet thuis bent in loonbelasting, cao’s en premies, is het verstandig om de administratie uit te besteden aan een specialist.
Tot slot vragen ondernemers zich vaak af: “Wat zijn de risico’s als ik het niet goed regel?” Het antwoord is simpel: je loopt het risico op naheffingen van de Belastingdienst, juridische claims van werknemers, reputatieschade én boetes die kunnen oplopen tot duizenden euro’s. Goed geregelde salarisadministratie is dus essentieel.
Hoe AFAS kan helpen bij je salarisadministratie
Voor zzp’ers en kleine bedrijven die de administratie zelf willen regelen, kan software uitkomst bieden. Een voorbeeld hiervan is AFAS. Deze software biedt uitgebreide mogelijkheden voor het automatiseren van je salarisadministratie. Denk aan het automatisch genereren van loonstroken, het bijhouden van mutaties, het doen van loonaangifte en het genereren van jaaropgaven.
AFAS is gebruiksvriendelijk en biedt koppelingen met andere administratiesystemen. Dit betekent dat je niet steeds dezelfde gegevens hoeft in te voeren, wat fouten voorkomt en tijd bespaart. Het systeem houdt bovendien rekening met actuele wet- en regelgeving, waardoor je minder kans hebt op fouten bij bijvoorbeeld premieberekeningen of loonaangifte.
Let wel: het gebruik van software vereist nog steeds kennis van de regels. Het programma doet namelijk alleen wat jij invoert. Fouten in instellingen of gegevens leiden nog steeds tot foutieve loonstroken of aangiftes. Overweeg daarom een samenwerking met een administratiekantoor dat ervaring heeft met systemen zoals AFAS.
Wat kost salarisadministratie?
De kosten van salarisadministratie verschillen per situatie. Heb je één medewerker, of meerdere? Zijn er veel mutaties per maand, of is het redelijk stabiel? Doe je alles zelf via software zoals AFAS, of besteed je het (gedeeltelijk) uit?
Gemiddeld kost het laten verzorgen van salarisadministratie tussen de €10 en €25 per loonstrook. Heb je meerdere werknemers of een complex loongebouw, dan kunnen de kosten oplopen. Toch wegen deze kosten vaak niet op tegen de tijd en risico’s die je bespaart. Zeker als je geen fouten wilt maken met loonbelasting of premies, is uitbesteden een slimme keuze.
Stappenplan voor een goede salarisadministratie
Om het overzichtelijk te maken, zetten we hieronder de stappen voor je op een rij:
- Controleer of je salarisadministratie nodig hebt. Heb je personeel of een BV? Dan is het verplicht.
- Stel arbeidscontracten op waarin alle voorwaarden staan. Denk aan werktijden, loon, pensioen en vakantiedagen.
- Bepaal het bruto- en nettoloon en houd rekening met alle wettelijke inhoudingen.
- Gebruik software zoals AFAS of schakel een specialist in om loonstroken op te maken en loonaangifte te doen.
- Registreer wijzigingen op tijd, zoals ziekte, vakanties of overuren.
- Verstrek maandelijks een loonstrook en doe tijdig aangifte bij de Belastingdienst.
- Maak jaarlijks een jaaropgave voor je werknemers.
- Bewaar alle documenten ten minste zeven jaar.
