Waarom is het bewaren van financiële administratie verplicht?
De bewaarplicht van je administratie is wettelijk vastgelegd. Zowel de Belastingdienst als andere instanties kunnen jouw gegevens opvragen bij een controle. Kun je deze niet overleggen? Dan riskeer je boetes of naheffingen.
Je administratie moet:
- Volledig zijn
- Begrijpelijk en controleerbaar
- Tijdig beschikbaar
- Veilig opgeslagen (digitaal of fysiek)
Voor ondernemers geldt dus: bewaren is verplicht — en verstandig. Zorg ervoor dat je al je documenten bewaart, zodat je bij de aangifte inkomstenbelasting alles bij de hand hebt.
Welke wetgeving bepaalt de bewaartermijn?
De belangrijkste wetten die de bewaartermijn regelen:
| Wetgeving | Wat regelt het? | Bewaartermijn |
| Belastingwetgeving | Administratie voor de inkomstenbelasting, btw en vennootschapsbelasting | 7 jaar |
| Wet op de loonbelasting 1964 | Gegevens over loonadministratie en personeelsdossiers | 7 of 5 jaar |
| Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) | Algemene regels rondom belastingcontroles | 7 jaar |
| AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) | Persoonsgegevens van personeel of klanten | Maximaal 2 jaar (tenzij anders nodig) |
| Wet op de omzetbelasting | Elektronische facturen en vastgoedtransacties | 10 jaar |
| Burgerlijk Wetboek (Boekhoudplicht) | Algemene boekhoudverplichting voor rechtspersonen | 7 jaar |
Hoe lang moet je administratie bewaren?
Hieronder een handig overzicht met de meest voorkomende onderdelen van de administratie, inclusief de wettelijke bewaartermijnen:
| Administratieonderdeel | Bewaartermijn | Wettelijke basis |
| Grootboek, debiteuren, crediteuren | 7 jaar | Belastingdienst |
| Inkoop- en verkoopadministratie | 7 jaar | Belastingwetgeving |
| Bankafschriften | 7 jaar | Belastingwetgeving |
| Facturen (inkoop en verkoop) | 7 jaar | Belastingwetgeving |
| Elektronische facturen | 10 jaar | Wet op de omzetbelasting |
| Contracten en overeenkomsten | 7 jaar | Burgerlijk Wetboek |
| Personeelsdossiers | 5 jaar na uitdiensttreding | Wet op de loonbelasting / AVG |
| Loonadministratie | 7 jaar | Wet op de loonbelasting |
| Kilometerregistraties | 7 jaar | Belastingdienst (bij gebruik privé/zakelijk) |
| E-mailcorrespondentie zakelijk | 7 jaar | Belastingdienst |
| Verzekeringspolissen | Looptijd + 7 jaar | Belastingdienst / AWR |
Uitzonderingen: wanneer geldt een andere bewaartermijn?
Voor sommige situaties gelden langere of kortere bewaartermijnen:
1. Vastgoed en onroerende zaken
Als je te maken hebt met vastgoed, ben je verplicht bepaalde administratie 10 jaar te bewaren. Dit geldt bijvoorbeeld voor:
- Btw bij levering/verhuur van vastgoed
- Verbouwingen of investeringen in bedrijfspanden
2. Elektronische diensten/ webshops
Lever je elektronische diensten of producten aan klanten in andere EU-landen? Dan moet je de btw-administratie over deze leveringen 10 jaar bewaren (i.v.m. MOSS-regeling).
3. AVG en personeelsdossiers
Volgens de AVG mogen persoonsgegevens van sollicitanten, oud-medewerkers of klanten niet langer worden bewaard dan nodig is. Voor personeelsdossiers geldt:
- 5 jaar na einde dienstverband: kopie ID, loonbelastingverklaringen
- 2 jaar voor overige persoonsgegevens (zoals gespreksverslagen)
Wat als je administratie kwijt is?
Ben je je administratie kwijt door brand, diefstal of een kapotte harde schijf? Dan ben je alsnog verplicht om aan te tonen wat je inkomsten en uitgaven waren.
Onze tip: Maak regelmatig back-ups en zorg voor een goede digitale archivering (zie verderop).
Wat valt er allemaal onder financiële administratie?
Veel zzp’ers denken bij administratie alleen aan facturen. Maar er valt veel meer onder:
- Bankafschriften
- Inkoop- en verkoopfacturen
- Bonnetjes
- Kilometerregistratie
- Urenregistratie
- Afspraken of contracten
- Loonadministratie
- Notulen van vergaderingen
- E-mails over zakelijke afspraken
Kortom: alles wat relevant is voor de belastingheffing.
Fysiek of digitaal bewaren: wat mag?
Je mag je administratie digitaal bewaren, zolang deze:
- Compleet is
- Onveranderbaar (geen bewerking zonder sporen)
- Toegankelijk is voor de Belastingdienst
- Leesbaar is gedurende de hele bewaartermijn
- Een foto maken van een bonnetje? Dat mag, zolang het leesbaar blijft en je het origineel niet nodig hebt voor andere doeleinden.
Hoe bewaar je je administratie veilig en efficiënt digitaal?
1. Gebruik betrouwbare software
Maak gebruik van boekhoudsoftware, veel van zulk soort platforms zijn vaak voorzien van automatische back-ups en voldoen aan de bewaarplicht.
2. Zorg voor cloudopslag met versleuteling
Bewaar je documenten in bijvoorbeeld:
- Google Drive (met 2FA)
- Dropbox Business
- Microsoft OneDrive
Let op dat je vertrouwelijke gegevens goed beveiligt.
3. Stel een duidelijke mappenstructuur op
Bijvoorbeeld:
/Administratie 2024
/Inkoopfacturen
/Verkoopfacturen
/Bank
/BTW
/Personeel
4. Automatiseer waar mogelijk
Werk met scan-apps zoals Scan & Go, Basecone of moderne boekhoudsoftware, waarmee je bonnen direct koppelt aan je boekhouding.
Herben Administraties helpt jou bij het bewaren van je administratie
Bij Herben Administraties begrijpen we hoe complex administratie kan zijn. Of je nu een zzp’er bent die alles zelf doet, of een mkb’er met personeel, wij zorgen dat jouw administratie:
- Volledig en overzichtelijk is
- Voldoet aan alle wettelijke bewaartermijnen
- Veilig digitaal wordt opgeslagen
- Altijd klaar is voor een eventuele controle
Wil jij je administratie goed geregeld hebben? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
