Wat houdt elektronisch bewaren in?
Elektronisch bewaren betekent dat u facturen opslaat in digitale vorm. Dit kan via boekhoudsoftware zoals AFAS, of als PDF-bestand. U moet voldoen aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar (10 jaar voor onroerend goed). Meer over de bewaarplicht in deze blog.
Eisen van de Belastingdienst
Uw digitale archief moet:
- Volledig zijn: alle gegevens aanwezig.
- Juist zijn: geen wijzigingen zonder sporen.
- Toegankelijk zijn: snel terug te vinden.
- Controleerbaar zijn: voor de Belastingdienst.
Facturen per e-mail of scan
Facturen per e-mail mogen digitaal worden bewaard. Bewaar altijd de originele e-mail met bijlage. Een scan of foto van een papieren factuur is toegestaan als deze volledig en goed leesbaar is.
Veilig digitaal archiveren
Gebruik betrouwbare software zoals AFAS. Zorg voor automatische back-ups, duidelijke bestandsnamen en goede mappenstructuur. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.
Voordelen van digitaal bewaren
- Tijdbesparing en ruimtewinst
- Betere samenwerking
- Realtime inzicht in uw administratie
- Minder papierwerk
Let op risico’s
- Maak altijd back-ups
- Houd rekening met privacy (AVG)
- Controleer of bestanden na jaren nog leesbaar zijn
Waar wij u bij kunnen helpen
Wij helpen ondernemers bij:
- Digitaal inrichten van de administratie, oftewel digitaliseren van de administratie
- Automatische factuurverwerking
- Archivering volgens de regels
Wij gebruiken AFAS voor veilige opslag en koppeling met uw banktransacties.
