Wat betekent digitaliseren van facturen en bonnen?
Digitaliseren betekent dat je papieren documenten omzet naar digitale bestanden. Denk aan het scannen of fotograferen van bonnetjes en het ontvangen of opslaan van digitale facturen. Deze documenten worden opgeslagen in een boekhoudsysteem zoals AFAS. Daar worden ze automatisch gekoppeld aan de juiste boekingen.
Voorbeeld: Je koopt kantoorartikelen en ontvangt een papieren bon. In plaats van deze in een schoenendoos te bewaren, maak je een foto via een app en upload je deze direct naar je administratie. Zo raakt hij niet kwijt, en is hij meteen verwerkt.
Waarom is digitaliseren zo belangrijk voor zzp en mkb?
Veel ondernemers beginnen hun administratie met een simpele Excel of een map met papieren. Maar naarmate je groeit, wordt dit onoverzichtelijk. Facturen verdwijnen, bonnetjes verbleken, en de btw-aangifte wordt stressvol. Door te digitaliseren, voorkom je deze problemen.
Voordelen:
- Je hebt altijd een compleet overzicht van je kosten.
- Geen losse bonnetjes meer die je kwijtraakt.
- Altijd voorbereid voor de Belastingdienst.
- Makkelijker samenwerken met je boekhouder.
Veelgemaakte fouten bij het digitaliseren
Ondanks de voordelen, maken ondernemers regelmatig dezelfde fouten:
- Te laat beginnen: Bonnetjes uit januari worden pas in december geüpload. Dat levert tijdsdruk en fouten op.
- Geen structuur: Alles wordt in één map gegooid zonder duidelijke naamgeving.
- Verkeerde tools gebruiken: Gratis apps zonder boekhoudkoppeling zorgen voor dubbel werk.
- Niet controleren: Een verkeerd gescande bon kan zorgen voor een foutieve btw-aangifte.
Herben Administraties helpt jou deze fouten te voorkomen met duidelijke richtlijnen en een goede inrichting.
Zo helpt Herben Administraties jou digitaliseren
Bij Herben Administraties gebruiken we AFAS software voor het digitaliseren van jouw administratie. We ondersteunen je bij:
- Het inrichten van jouw digitale administratie
- Het selecteren van de juiste tools (zoals scan-apps)
- Het trainen van jou of je personeel in het gebruik
- Periodieke controles om te zorgen dat alles goed loopt
Onze werkwijze:
- Intake: we bespreken je huidige situatie
- Inrichting: we koppelen AFAS aan je bank, scanner en e-mail
- Training: we leren je hoe je eenvoudig documenten uploadt
- Begeleiding: we kijken periodiek met je mee en geven tips
Wat levert het jou op?
Het digitaliseren van facturen en bonnen levert veel op:
- Tijdbesparing: Nooit meer zoeken naar bonnetjes of facturen
- Minder fouten: Automatische herkenning van btw en bedragen
- Snellere btw-aangifte: Alles staat al klaar in AFAS
- Meer rust: Je weet zeker dat je administratie klopt
Hoe werkt het digitaliseren in de praktijk?
Stel je bent zzp’er in de bouw. Je koopt materiaal bij de groothandel en krijgt een papieren bon. Je maakt direct een foto via de AFAS app. De bon wordt automatisch gekoppeld aan je kosten. Je boekhouder controleert dit en gebruikt het bij de btw-aangifte.
Voor een mkb-bedrijf met meerdere medewerkers werkt het net zo: ieder teamlid kan bonnen uploaden via een app, en de administratie blijft overzichtelijk.
Veelgestelde vragen over digitaliseren van facturen & bonnen
- Is digitaliseren verplicht? Nee, maar de Belastingdienst eist dat je je administratie 7 jaar bewaart. Digitaal is makkelijker en veiliger.
- Kan ik zelf digitaliseren zonder boekhouder? Ja, maar het is slimmer om dit met begeleiding te doen. Zo voorkom je fouten en weet je zeker dat alles klopt.
- Welke apps zijn handig? AFAS biedt een eigen app, maar ook tools zoals Scan & Herken of koppelingen via e-mail werken goed.
- Wat kost het digitaliseren? Dat hangt af van je situatie. Bij Herben Administraties kijken we samen naar een passende oplossing.
Begin vandaag nog met digitaliseren
Wacht niet tot het eind van het kwartaal. Hoe eerder je digitaliseert, hoe minder stress je hebt bij je administratie. Herben Administraties helpt je stap voor stap op weg, zodat je met vertrouwen je btw-aangifte kunt doen en altijd overzicht houdt.
