Wat is boekhouden precies?
Boekhouden is het systematisch vastleggen van alle geldstromen in je onderneming. Denk aan je inkomsten, uitgaven, investeringen, openstaande facturen en belastingen. Als zzp’er ben je verplicht om een goede administratie bij te houden. Hiermee kun je belastingaangiftes doen en ben je voorbereid op een eventuele controle van de Belastingdienst.
Een goede boekhouding geeft ook inzicht in hoe je bedrijf ervoor staat. Je ziet snel of je winst maakt, welke klanten nog moeten betalen en hoeveel btw je moet afdragen. Met die informatie kun je betere beslissingen nemen voor de toekomst van je onderneming.
Wat moet je bijhouden als zzp’er?
De Belastingdienst eist dat je een aantal zaken bewaart. Denk aan facturen, bonnetjes, bankafschriften, contracten en kilometerregistraties. Deze gegevens moet je minimaal zeven jaar bewaren. Digitaal bewaren mag, zolang ze goed leesbaar en toegankelijk blijven.
Zorg ervoor dat je administratie overzichtelijk is. Gebruik mappen, een boekhoudprogramma of werk met Excel als je net begint. Hoe beter je dit organiseert, hoe makkelijker het wordt om belastingaangifte te doen.
De basisprincipes van boekhouden voor zzp’ers
Om je zzp boekhouding goed te voeren, is het belangrijk om een paar basisprincipes te begrijpen. We zetten ze op een rij:
- Inkoop en verkoop vastleggen: Noteer alle facturen die je verstuurt aan klanten, maar ook alle kosten die je maakt.
- Kas- en bankboek bijhouden: Hierin verwerk je alle betalingen en ontvangsten via je zakelijke rekening en contant geld.
- Debiteuren en crediteuren beheren: Debiteuren zijn klanten die nog moeten betalen. Crediteuren zijn leveranciers aan wie jij nog moet betalen.
- Btw administratie: Als je btw-plichtig bent, moet je bijhouden hoeveel btw je in rekening brengt en betaalt.
- Afschrijvingen verwerken: Investeringen zoals een laptop of auto schrijf je af over meerdere jaren.
- Resultatenrekening en balans opstellen: Dit geeft een overzicht van je inkomsten en uitgaven (resultatenrekening) en je bezittingen en schulden (balans).
Zelf doen of uitbesteden?
Veel startende zzp’ers kiezen ervoor om hun boekhouding zelf te doen om kosten te besparen. Dat is prima, zolang je de basis goed begrijpt. Het helpt om direct vanaf de start structuur aan te brengen. Kies bijvoorbeeld voor een vast moment in de week waarop je je administratie bijwerkt.
Er zijn tegenwoordig veel online boekhoudprogramma’s die je kunnen ondersteunen, zoals Moneybird, e-Boekhouden of Rompslomp. Deze zijn gebruiksvriendelijk en helpen je om automatisch btw-aangifte te doen of facturen op te stellen.
Twijfel je of je het goed doet of heb je weinig tijd? Dan is het slim om een administratiekantoor in te schakelen. Herben Administraties helpt je graag om je zzp boekhouding goed in te richten en biedt ondersteuning waar jij dat nodig hebt.
Veelgemaakte fouten bij zzp boekhouding
Starters maken vaak dezelfde fouten. Denk aan bonnetjes die kwijtraken, geen zakelijke rekening openen of vergeten btw te reserveren. Ook het privé en zakelijk geld door elkaar gebruiken kan voor problemen zorgen.
Door deze fouten te vermijden, voorkom je stress bij de belastingaangifte. Zorg dat je administratie altijd up-to-date is en dat je weet welke kosten je wel of niet mag aftrekken.
Belangrijke begrippen uitgelegd
Voor wie nog niet thuis is in boekhoudland, lichten we een aantal termen toe:
- Factuur: Een document waarmee je een klant om betaling vraagt.
- Btw: Belasting over de toegevoegde waarde. Meestal 21% of 9%.
- Boekjaar: Een periode van twaalf maanden waarover je je cijfers bijhoudt. Vaak is dit gelijk aan het kalenderjaar.
- Aftrekposten: Kosten die je van je winst mag aftrekken, zoals kantoorartikelen of reiskosten.
- Kleineondernemersregeling (KOR): Een regeling waarbij je vrijstelling kunt krijgen van btw-plicht als je weinig omzet hebt.
Waarom een goede boekhouding belangrijk is
Een correcte boekhouding is de basis voor elke gezonde onderneming. Je weet waar je aan toe bent en kunt bijsturen als dat nodig is. Het helpt je ook om inzicht te krijgen in je cashflow: hoeveel geld komt er binnen, en hoeveel gaat eruit?
Daarnaast verplicht de Belastingdienst je om een juiste administratie te voeren. Onjuistheden kunnen leiden tot boetes of naheffingen. Door het vanaf het begin goed te doen, bespaar je jezelf veel gedoe.
Praktische tips voor jouw zzp boekhouding
Werk vanaf dag één met een aparte zakelijke rekening. Scan en upload bonnetjes direct na aankoop. Zet elke maand geld opzij voor de btw en inkomstenbelasting. Houd je uren bij, zeker als je gebruik wilt maken van de zelfstandigenaftrek.
Plan wekelijks een vast moment in om je administratie bij te werken. Hoe minder je opstapelt, hoe makkelijker het wordt. En loop je vast? Vraag op tijd om hulp. Herben Administraties staat voor je klaar.
