Hoe lang moet je administratie bewaren als ZZP’er?

De wettelijke bewaartermijn voor administratieve documenten is 7 jaar. Deze termijn geldt voor de meeste documenten die te maken hebben met je bedrijfsvoering en belastingaangiften. Hieronder vind je een overzicht van veelvoorkomende documenten en hun bewaartermijnen:

Facturen, bonnetjes en kasadministratie

Bewaar alle inkomende en uitgaande facturen, bonnetjes en kasadministratie minimaal 7 jaar. Dit geldt ook voor digitale facturen.

Bankafschriften en financiële overzichten

Je bankafschriften, winst- en verliesrekeningen en balansen moeten ook 7 jaar bewaard worden.

Belastingaangiften en bijbehorende documenten

Bewaar je aangiften inkomstenbelasting, btw-aangiften en alle onderliggende documenten (zoals urenregistraties en reiskostenverklaringen) 7 jaar.

Contracten en overeenkomsten

Contracten met klanten, leveranciers of andere partijen moeten 7 jaar bewaard worden na afloop van de overeenkomst.

Personeelsadministratie (als je personeel hebt of hebt gehad)

Als je ooit personeel hebt gehad, moet je loonadministratie en personeelsgegevens 7 jaar bewaren. Voor gegevens over loonbelasting en sociale verzekeringen geldt zelfs een bewaartermijn van 5 jaar na beëindiging van de werkgeverschap.

Afschrijvingen en investeringen

Documenten over afschrijvingen en investeringen moeten 7 jaar bewaard worden na het einde van de economische levensduur van het product.

Waarom is het bewaren van administratie belangrijk?

Je administratie is niet alleen handig voor je eigen overzicht, maar ook verplicht volgens de wet. De Belastingdienst kan bijvoorbeeld vragen om inzage in je financiële gegevens om te controleren of je aangiften en betalingen kloppen. Als je je administratie niet goed bewaart, loop je het risico op boetes of problemen bij controles.

Daarnaast kan een goed georganiseerde administratie je helpen bij het maken van financiële plannen, het aanvragen van een lening of het verkopen van je onderneming.

Uitzonderingen op de 7-jaar regel

Er zijn een paar uitzonderingen op de standaard bewaartermijn van 7 jaar:

Onroerende zaken (bijvoorbeeld een pand)

Als je te maken hebt met onroerende zaken, moet je de administratie 10 jaar bewaren.

Documenten voor de inkomstenbelasting

In sommige gevallen kan de Belastingdienst vragen om documenten tot 12 jaar na de aangifte te bewaren, bijvoorbeeld als er sprake is van fraude of nalatigheid.

Tips voor het bewaren van je administratie

1. Digitaal bewaren

Tegenwoordig mag je je administratie digitaal bewaren, mits deze goed leesbaar en toegankelijk is. Zorg voor een goede back-up van je bestanden, bijvoorbeeld in de cloud of op een externe harde schijf.

2. Orden je documenten

Maak mappen per jaar en per type document (bijvoorbeeld facturen, bankafschriften, belastingaangiften). Dit maakt het zoeken naar specifieke documenten een stuk eenvoudiger.

3. Gebruik boekhoudsoftware

Er zijn tegenwoordig verschillende boekhoudprogramma’s op de markt die je uitstekend kunnen helpen om je administratie overzichtelijk te houden en automatisch back-ups te maken.

4. Gooi niets te snel weg

Twijfel je of je een document nog nodig hebt? Bewaar het liever iets langer dan de minimale termijn om problemen te voorkomen.

5. Veilige vernietiging

Als de bewaartermijn verstreken is, kun je documenten vernietigen. Let op: doe dit veilig, vooral als het gevoelige informatie bevat. Gebruik bijvoorbeeld een papierversnipperaar.

Wat gebeurt er als je je administratie niet goed bewaart?

Als je je administratie niet bewaart volgens de wettelijke termijnen, loop je het risico op een boete van de Belastingdienst. Daarnaast kan het ontbreken van documenten leiden tot problemen bij controles, waardoor je mogelijk te veel belasting moet betalen.