Wat is digitale administratie?
Digitale administratie betekent dat je jouw boekhouding, facturen, bonnetjes en andere financiële documenten digitaal opslaat en verwerkt. Dit gebeurt vaak via boekhoudsoftware of cloudoplossingen. Papieren mappen maken plaats voor gestructureerde online systemen.
Lees hier meer over de betekenis van financiële administratie digitaliseren.
Waarom zou je digitaliseren?
Steeds meer ondernemers digitaliseren hun administratie. Dit komt door de toename van digitale tools en strengere eisen rondom bewaarplicht. Maar ook omdat het simpelweg makkelijker is.
Bekijk deze 7 redenen om jouw administratie te digitaliseren.
Wanneer is het juiste moment om te digitaliseren?
Het ideale moment om te starten met digitaliseren hangt af van je situatie. Maar er zijn duidelijke signalen die aangeven dat het tijd is:
- Je raakt het overzicht kwijt in je papieren administratie.
- Je bent veel tijd kwijt aan handmatige invoer.
- Je werkt met meerdere systemen die niet goed samenwerken.
- Je administratie is vaak niet up-to-date.
- Je ontvangt of verstuurt veel facturen.
- Je werkt deels of volledig op afstand.
Voor zzp’ers en kleinere bedrijven is digitaliseren vaak al vanaf het begin slim. Voor grotere MKB-bedrijven wordt het belangrijk zodra processen complexer worden.
Wil je weten wat digitaliseren voor jou betekent als zzp’er? Lees: Digitaliseren van de administratie als zzp’er.
Voordelen van digitale administratie
De overstap naar digitale administratie brengt veel voordelen met zich mee:
- Tijdsbesparing: Minder handmatig werk, snellere verwerking.
- Altijd en overal toegang: Je administratie is beschikbaar in de cloud.
- Betere samenwerking: Deel eenvoudig documenten met je boekhouder.
- Minder fouten: Automatische koppelingen en controles.
- Meer overzicht: Dashboards geven realtime inzicht in je cijfers.
- Veiligheid: Back-ups en beveiliging zijn beter geregeld dan op papier.
Eerste stappen naar digitalisering
Wil je starten met digitaliseren? Begin dan met deze stappen:
- Inventariseer je huidige administratie. Kijk wat je op papier hebt en wat er al digitaal is.
- Kies een boekhoudpakket. Denk aan koppelingen met je bank, facturatie en btw-aangifte.
- Scan en upload oude documenten. Digitaliseer bonnetjes, facturen en contracten.
- Zorg voor duidelijke structuur. Werk met mappen, tags of labels om alles terug te vinden.
- Automatiseer waar mogelijk. Gebruik bankkoppelingen en automatische herkenning van facturen.
- Bepaal wie toegang krijgt. Stel rollen en rechten in binnen je software.
- Leer werken met je nieuwe systeem. Volg een korte training of gebruik de helpfunctie.
Lees hier een volledig stappenplan digitaliseren administratie.
Veelgemaakte fouten bij digitaliseren
Hoewel digitaliseren veel voordelen biedt, zijn er ook valkuilen. Dit zijn de meest voorkomende fouten:
- Geen backup maken van oude gegevens.
- Onduidelijke structuur aanhouden in digitale mappen.
- Te lang blijven werken met papieren én digitale administratie naast elkaar.
- Geen afspraken maken over rechten en toegang.
- Onvoldoende kennis van het gekozen boekhoudprogramma.
Overweeg je om het zelf te doen of uit te besteden? Lees dan: Zelf administratie digitaliseren of uitbesteden?.
