Waarom is een factuur belangrijk?
Een factuur is niet alleen een bewijs van verkoop. Het is ook nodig om btw te kunnen afdragen of terugvragen. Daarnaast is het een juridisch document dat duidelijkheid biedt bij geschillen over betaling. Voor alle ondernemers en bedrijven geldt dat facturen moeten voldoen aan specifieke eisen van de Belastingdienst.
Welke gegevens moeten op een factuur staan?
Volgens de Belastingdienst moet een factuur minimaal de volgende gegevens bevatten:
- Jouw volledige bedrijfsnaam en adres
- Naam en adres van de klant
- Jouw btw-nummer en KvK-nummer
- Factuurnummer (uniek en opeenvolgend)
- Factuurdatum
- Datum van levering of dienst
- Omschrijving van de producten of diensten
- Aantal en prijs per product of dienst
- Het totaalbedrag exclusief btw
- Het btw-tarief en het btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
Digitale of papieren factuur?
Facturen mogen zowel digitaal als op papier worden verstuurd. Digitale facturen moeten wel goed leesbaar, volledig en veilig opgeslagen worden. Het is belangrijk dat de facturen minimaal 7 jaar bewaard blijven. Voor onroerende zaken geldt zelfs een bewaarplicht van 10 jaar.
Je leest meer over het bewaartermijn in de blog: Hoe lang financiële administratie bewaren.
Verschillen tussen particuliere en zakelijke klanten
Bij zakelijke klanten is een btw-specificatie verplicht. Bij particuliere klanten is dit niet altijd nodig, tenzij de klant er expliciet om vraagt. Lever je diensten aan klanten in het buitenland, dan gelden er andere factuurregels, afhankelijk van het land en het type klant.
Veelgemaakte fouten bij factureren
Veel ondernemers vergeten gegevens als het btw-nummer of KvK-nummer te vermelden. Ook komt het voor dat het factuurnummer niet uniek is. Dit kan leiden tot administratieve problemen en vragen van de Belastingdienst. Het is dus belangrijk om hier nauwkeurig mee om te gaan.
